Politika zasebnosti

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, ko uporabljate Konta Računi, za kaj jih uporabljamo, komu jih posredujemo, kako dolgo jih hranimo in kakšne pravice imate.

1. Kdo je upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov za spletno mesto, uporabniške račune in naročnine je Igor Kvartuh s.p., Slovenija, ki storitev ponuja pod znamko Konta Računi. Za vprašanja glede zasebnosti nam pišite na support@konta.si.

Ko podjetje v Račune vnese podatke svojih kupcev, poslovnih partnerjev ali zaposlenih, je za te podatke upravljavec podjetje, Konta pa nastopa kot njegov obdelovalec. To razmerje podrobneje ureja pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

2. Katere podatke obdelujemo

3. Od kod podatke dobimo

• od vas, ko ustvarite račun, vnesete podatke podjetja ali izdate račun;
• od pošiljateljev, ki pošljejo pošto ali račune na naslove Računov;
• od Stripa, ko kupec plača račun s kartico ali prek terminala;
• od FURS, ki vrne oznako davčno potrjenega računa;
• iz javnih registrov, kadar preverite davčno številko ali naziv partnerja;
• samodejno iz naprave, ko uporabljate aplikacijo.

4. Namen in pravna podlaga

• Izvajanje pogodbe: ustvarjanje računa, prijava, izdajanje, davčno potrjevanje in pošiljanje računov, sprejem plačil, prejeti računi, bančni promet, naročnina in podpora.
• Zakonske obveznosti: davčno potrjevanje računov pri FURS ter hramba podatkov o naročnini in plačilih, kadar jo zahtevajo davčni in računovodski predpisi.
• Zakoniti interes: varnost, preprečevanje zlorab, omejevanje poskusov prijave, odpravljanje napak in izboljšave storitve, kadar ne posegajo nesorazmerno v pravice posameznikov.
• Obdelava po navodilih podjetja: podatki kupcev, partnerjev in zaposlenih se obdelujejo samo za namene, ki jih določi podjetje.

Podatkov ne uporabljamo za oglaševanje in jih ne prodajamo.

5. Avtomatska obdelava

Ko naložite sliko svojega dosedanjega računa, jo Google Gemini prebere in predlaga videz računa, barvo, IBAN in rok plačila. Predlog ni shranjen, dokler ga ne potrdite. Konta vaših podatkov ne uporablja za učenje modelov. O posameznikih ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile samo na avtomatski obdelavi.

6. Komu podatke posredujemo

• FURS: podatki računa, potrebni za davčno potrjevanje, kadar ga podjetje vklopi.
• Kupcem podjetja: račun in podatki na njem, ko ga podjetje pošlje po e-pošti ali s povezavo.
• Supabase (AWS eu-central-1, Frankfurt): baza, prijava in shramba datotek.
• Google Cloud Run (europe-west3, Frankfurt): gostovanje aplikacije.
• Resend: pošiljanje računov, opominov, potrditvenih kod in sprejem pošte.
• Stripe: plačila s kartico in prek terminala na račun podjetja.
• Google Gemini API: predlog videza računa iz naložene slike.
• Sentry: spremljanje napak in zmogljivosti.
• Organom: kadar to zahteva zakon ali pravnomočna odločba.

Podrobnosti o ponudnikih so v DPA.

7. Prenosi zunaj EU/EGP

Bazo, datoteke in aplikacijo gostimo v EU. Stripe, Resend, Google Gemini in Sentry lahko podatke obdelujejo tudi zunaj EU/EGP. Takrat se zanašamo na standardne pogodbene klavzule, EU-U.S. Data Privacy Framework ali drug veljaven mehanizem prenosa.

8. Hramba podatkov

• Podatke računa in podjetja hranimo, dokler ima podjetje račun v Računih.
• Po prenehanju pogodbe lahko podatke izvozite še 30 dni, nato jih izbrišemo.
• Za hrambo izdanih in prejetih računov v zakonskem roku je odgovorno podjetje. Pred izbrisom računa si jih izvozi.
• Podatke o naročnini in plačilih naročnine hranimo, kolikor zahtevajo davčni predpisi.
• Dnevnike napak in varnostne dogodke hranimo omejen čas, ki ga določi ponudnik.
• Varnostne kopije baze se prepišejo v ciklu ponudnika.

9. Varnost

Uporabljamo šifriran prenos (HTTPS), pravila dostopa do vrstic v bazi, ločevanje podatkov po podjetju, šifriran certifikat za davčno potrjevanje, dvostopenjsko prijavo (2FA), omejevanje poskusov prijave, piškotke seje, ki jih skripte na strani ne morejo prebrati, in nadzor napak. Noben sistem ni popolnoma varen, zato morate tudi vi varovati svoje geslo, kodo dvostopenjske prijave in povezave, ki jih pošiljate kupcem.

10. Vaše pravice

Po GDPR imate pravico do:

• dostopa do svojih podatkov in kopije podatkov;
• popravka netočnih podatkov;
• izbrisa, kadar podatkov ne potrebujemo več ali jih ne smemo hraniti;
• omejitve obdelave;
• ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu;
• prenosljivosti podatkov.

Zahtevo pošljite na support@konta.si. Odgovorimo najpozneje v enem mesecu. Če podatke obdelujemo v imenu podjetja (na primer ste kupec podjetja, ki uporablja Račune), vašo zahtevo posredujemo temu podjetju. Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije (www.ip-rs.si).

11. Piškotki

Uporabljamo samo nujne piškotke in lokalno shrambo: piškotek seje za prijavo, piškotek za dvostopenjsko prijavo in nastavitve aplikacije v brskalniku. Analitičnih in oglaševalskih piškotkov ne uporabljamo, zato privolitev ni potrebna. Stripe na strani za plačilo uporablja svoje piškotke za preprečevanje zlorab.

12. Ali morate podatke posredovati

Brez e-naslova in gesla računa ni mogoče ustvariti. Brez podatkov podjetja in kupcev ni mogoče izdati pravilnega računa ali ga davčno potrditi. Druge podatke posredujete po lastni izbiri.

13. Kršitve varstva podatkov

Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, jo v 72 urah prijavimo Informacijskemu pooblaščencu, kadar to zahteva zakon. Kadar kršitev verjetno pomeni veliko tveganje za vaše pravice, vas o njej obvestimo brez nepotrebnega odlašanja.

14. Mladoletni

Računi so namenjeni podjetjem. Osebnih podatkov oseb, mlajših od 18 let, namenoma ne zbiramo.

15. Spremembe politike

Politiko lahko posodobimo zaradi sprememb aplikacije, ponudnikov ali zakonodaje. O bistvenih spremembah bomo obvestili v aplikaciji ali po e-pošti. Datum zadnje posodobitve je na vrhu strani.

Analitika spletne strani

Če dovolite analitične piškotke, na spletni strani uporabljamo Google Analytics za merjenje obiskov in prehodov v aplikacijo. Izbiro lahko kadarkoli spremenite prek povezave Nastavitve piškotkov v nogi strani.