DDV evidence 2026 — Nova obveznost mesečnega poročanja

Vse o mesečni oddaji KIR in KPR za FURS in predizpolnjenem DDV-O obračunu.

Z letom 2026 je FURS spremenil način mesečnega poročanja DDV evidenc. Davčni zavezanci, ki so vpisani v register DDV, morajo zdaj mesečno ali trimesečno oddajati podatke iz knjige izdanih računov (KIR) in knjige prejetih računov (KPR) neposredno v FURS sistem, ki na podlagi teh podatkov pripravi predizpolnjen DDV-O obračun. V tem vodiču razložimo, kdo mora oddajati, kako sta KIR in KPR strukturirani, kateri so kritični roki in katere napake se pojavljajo najpogosteje.

Kdo mora oddajati DDV evidence

Obveznost mesečnega poročanja KIR in KPR velja za vse zavezance za DDV, registrirane v Sloveniji. To vključuje:

• Pravne osebe (d.o.o., d.d., s.o.p. …) z DDV identifikacijsko številko
• Fizične osebe, ki opravljajo dejavnost (s.p.) in so identificirani za DDV
• Tuje osebe, identificirane za DDV v Sloveniji

Subjekti, ki niso identificirani za DDV (npr. s.p. pod pragom 50.000 € brez prostovoljne registracije), DDV evidenc ne oddajajo.

Posebnost: zavezanci s trimesečnim davčnim obdobjem oddajajo KIR in KPR enkrat na trimesečje, skupaj z DDV-O obračunom. Mesečni zavezanci oddajajo vsak mesec.

Kaj je knjiga izdanih računov (KIR)

KIR je evidenca vseh računov, ki ste jih vi izstavili strankam. Vsak vnos mora vsebovati:

• Zaporedna številka vnosa
• Datum in številka računa
• DDV identifikacijska številka prejemnika (za poslovne stranke)
• Davčna osnova po posamezni stopnji (22 %, 9,5 %, 5 %, 0 %)
• Znesek DDV po posamezni stopnji
• Skupni znesek računa z DDV
• Vrsta transakcije (domači promet, intrakomunitarna dobava, izvoz …)

Za intrakomunitarne dobave blaga in storitev morajo biti vnosi v KIR posebej označeni, saj se ti podatki prenesejo v poročilo o transakcijah znotraj EU (RP obrazec).

Kaj je knjiga prejetih računov (KPR)

KPR je evidenca vseh računov, ki ste jih prejeli od dobaviteljev in ki so osnova za odbitek vstopnega DDV. Vsak vnos mora vsebovati:

• Zaporedna številka vnosa
• Datum prejema in datum računa
• DDV identifikacijska številka dobavitelja
• Davčna osnova po stopnjah
• Znesek vstopnega DDV, ki je odbitni
• Delež odbitka (če je odbitek delni, npr. pri mešani dejavnosti)
• Vrsta transakcije (domači nakup, pridobitev iz EU, uvoz …)

Roki za oddajo KIR, KPR in DDV-O

Roki so enaki za KIR, KPR in DDV-O — oddati morate vse tri skupaj:

• Mesečni zavezanci: do zadnjega delovnega dne naslednjega meseca po koncu davčnega obdobja. Primer: KIR/KPR/DDV-O za april 2026 je treba oddati do 29. maja 2026 (zadnji delovni dan maja).
• Trimesečni zavezanci: do zadnjega delovnega dne meseca, ki sledi koncu trimesečja. Primer: za Q1 2026 (januar–marec) je rok 30. april 2026.

Če rok pade na nedeljo ali državni praznik, se podaljša na naslednji delovni dan. Kljub temu priporočamo, da evidenco pripravite vsaj teden dni pred rokom — tako imate čas za pregled in morebitne popravke.

Predizpolnjen DDV-O obračun

Nova ureditev prinaša veliko praktično prednost: ko oddate KIR in KPR, FURS sistem na podlagi teh podatkov avtomatično predizpolni DDV-O obrazec. Sistem sešteje vse vrstice iz KIR in KPR ter jih razporedi v ustrezna polja DDV-O.

Vaša naloga je:

1. Preverite predizpolnjene vrednosti v portalu eDavki.
2. Preverite, ali so vsa polja pravilno izpolnjena (zlasti polja za pridobitve iz EU — f23, f24 — ki jih FURS ne more samodejno določiti iz tujih računov).
3. Dopolnite morebitna manjkajoča polja (npr. odbitek za uvozni DDV).
4. Potrdite in oddajte DDV-O.

Pogoste napake pri oddaji DDV evidenc

Na podlagi podatkov iz prakse so najpogostejše napake pri mesečnem poročanju naslednje:

• Manjkajoči ali napačni DDV ID dobavitelja — FURS pri validaciji preveri obstoj ID-ja. Napačen ID povzroči zavrnitev uvoza.
• Napačna davčna stopnja — Zamenjava med 22 % in 9,5 % (zlasti pri živilih, zdravilih in restavracijskem prometu).
• Neevidentirane pridobitve iz EU — Prejeti računi od EU dobaviteljev morajo biti v KPR označeni kot "pridobitev iz EU" in vneseni v polja f23/f24 DDV-O. To je večkrat spregledano.
• Nepravilna razvrstitev storitev iz tujine — Digitalne storitve in software licence iz EU so pogosto napačno knjižene kot domači nakup namesto intrakomunitarne pridobitve storitev.
• XML validacijska napaka — Neusklajenost strukture XML datoteke z veljavno FURS shemo povzroči zavrnitev pri uvozu na eDavke.
• Razhajanje KIR/KPR z DDV-O — Ročno popravljen DDV-O, ki se ne ujema z oddano KIR/KPR, sproži kontrolno obvestilo s strani FURS.

Kako sestaviti XML za FURS

FURS zahteva oddajo KIR in KPR v standardiziranem XML formatu. Shema je javno objavljena na spletni strani FURS. Vsak računovodski program, ki podpira slovensko DDV poročanje, bi moral imeti izvoz v ta format vgrajen.

Ključni elementi XML strukture KIR:

• <KIR> — korenski element z atributom davčnega obdobja
• <Racun> — vsak posamezni izdan račun
• <Osnova> in <DDV> — osnova in DDV po stopnjah
• <VrstaTransakcije> — koda tipa transakcije po šifrantu FURS

Priporočamo, da XML pred oddajo vedno validirate z orodjem, ki preveri usklajenost z XSD shemo. Večina validacijskih napak se ujame že v tej fazi — preden datoteko naložite na eDavke.

Kako Konta avtomatizira KIR, KPR in DDV-O

Ročna priprava KIR in KPR je zamudna — vsak račun je treba ročno vnesti, preveriti stopnjo, preveriti ID dobavitelja in razvrstiti vrsto transakcije. Za stranko z 200 prejetimi računi na mesec to pomeni ure dela.

Konta to naredi avtomatično:

1. Naložite račune — PDF, fotografija ali sken. AI prebere vse relevantne podatke: dobavitelja, DDV ID, datum, zneske, stopnje DDV.
2. Avtomatska razvrstitev — Konta vsak račun razvrsti v KIR ali KPR in določi vrsto transakcije (domači, EU, izvoz). Za EU dobavitelje samodejno nastavi "pridobitev iz EU".
3. Validacija DDV ID-jev — Konta preveri DDV ID vsakega dobavitelja v EU bazi (VIES) in vas opozori na morebitne napake pred oddajo.
4. FURS XML izvoz — Z enim klikom generirate XML datoteki za KIR in KPR, pripravljeni za uvoz na eDavke.
5. Predizpolnjen DDV-O — Konta samodejno izračuna vrednosti za vsa polja DDV-O na podlagi KIR/KPR in vas opozori na nenavadne vrednosti ali manjkajoče vnose.

Rezultat je manj ročnega dela, manj napak in hiter pregled pred oddajo — namesto da pregledujete vsak račun posebej, pregledate strukturirani povzetek in potrdite oddajo.