KIR in KPR — Vse kar morate vedeti (2026)

Knjiga izdanih računov (KIR) in knjiga prejetih računov (KPR) sta temeljni evidenci, ki ju morajo voditi vsi davčni zavezanci za DDV v Sloveniji. Ti dve evidenci sta osnova za pripravo DDV-O obrazca in hkrati dokazilo pri davčnem nadzoru. V tem vodiču pojasnjujemo, kaj KIR in KPR vsebujeta, kakšne so zakonske zahteve in kako ju lahko avtomatizirate.

Kaj sta KIR in KPR

Knjiga izdanih računov (KIR) je evidenca vseh računov, ki jih davčni zavezanec izda svojim strankam. Vanjo se vpisuje vsak izdan račun, dobropis, bremepis in avansni račun. KIR je osnova za izračun izstopnega DDV-ja — torej davka, ki ga zavezanec dolguje državi.

Knjiga prejetih računov (KPR) je evidenca vseh računov, ki jih davčni zavezanec prejme od dobaviteljev. Vsebuje podatke o prejetih računih, dobaviteljih in vstopnem DDV-ju. KPR je osnova za uveljavljanje pravice do odbitka DDV-ja — torej davka, ki ga zavezanec lahko odbije od obveznosti.

Skupaj KIR in KPR tvorita celotno sliko DDV transakcij zavezanca in omogočata izračun neto obveznosti do FURS.

Katere podatke vsebujeta KIR in KPR

Obvezni podatki v KIR

• Zaporedna številka — tekoča številka vpisa
• Številka računa — interna številka izdanega računa
• Datum izdaje — datum, ko je bil račun izdan
• Datum opravljene storitve — datum dobave blaga ali opravljene storitve
• Podatki o kupcu — firma, naslov in davčna številka
• Osnova za DDV — znesek brez DDV, ločen po stopnjah (22%, 9,5%)
• Znesek DDV — obračunan DDV po posamezni stopnji
• Skupni znesek — celotna vrednost računa z DDV

Obvezni podatki v KPR

• Zaporedna številka — tekoča številka vpisa
• Številka prejetega računa — številka računa dobavitelja
• Datum prejema — datum, ko ste račun prejeli
• Datum računa — datum, ki ga je dobavitelj navedel na računu
• Podatki o dobavitelju — firma, naslov in davčna številka
• Osnova za DDV — znesek brez DDV po stopnjah
• Znesek vstopnega DDV — DDV, ki ga uveljavljate kot odbitek
• Pravica do odbitka — ali se DDV odbija v celoti, delno ali sploh ne

Zakonske zahteve FURS

Vodenje KIR in KPR ureja Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) ter Pravilnik o izvajanju ZDDV-1. Ključne zahteve so:

• Obveznost vodenja — Vsak davčni zavezanec, identificiran za DDV, mora voditi obe evidenci. Brez KIR in KPR ne morete pravilno pripraviti DDV-O obrazca.
• Popolnost — V evidencah morajo biti vsi računi, brez izjem. Tudi oproščene transakcije in transakcije z obračunanim DDV po stopnji 0% je treba evidentirati.
• Kronološki vrstni red — Vpisi morajo slediti časovnemu zaporedju. Računi ne smejo biti vpisani za nazaj brez ustrezne obrazložitve.
• Hramba — Evidence se morajo hraniti vsaj 10 let po koncu leta, na katerega se nanašajo. FURS lahko kadarkoli zahteva vpogled.
• Elektronska oblika — Evidence se lahko vodijo v elektronski obliki, pod pogojem da so podatki celoviti, točni in dostopni za nadzor.

Pri davčnem inšpekcijskem nadzoru FURS redno zahteva KIR in KPR. Nepopolne ali netočne evidence so eden najpogostejših razlogov za ugotovitve in dodatne odmere DDV.

Kako pravilno voditi KIR in KPR evidence

Pravilno vodenje evidenc zahteva disciplino in sistem. Tukaj je nekaj praktičnih nasvetov:

Vpis takoj po prejemu ali izdaji

Račune vpisujte v evidence takoj, ko jih prejmete ali izdate. Kopičenje računov do konca meseca povečuje tveganje za napake in zamude.

Preverjajte podatke dobaviteljev

Pred vpisom v KPR preverite davčno številko dobavitelja v sistemu VIES (za EU) ali na AJPES (za slovenske zavezance). Napačna davčna številka pomeni, da odbitek DDV ni upravičen.

Ločite po DDV stopnjah

Zneske vedno ločite po davčnih stopnjah. Mešanje stopenj je pogosta napaka, ki vodi do napačnega DDV-O izračuna.

Uskladite s seštevki DDV-O

Pred oddajo DDV-O preverite, da se seštevki v KIR in KPR ujemajo s polji v DDV-O obrazcu. Vsako neujemanje je treba pojasniti.

Kako Konta avtomatsko generira KIR in KPR

Ročno vodenje KIR in KPR je zamudno in dovzetno za napake. Z orodjem Konta postane ta proces samodejni:

1. Naložite račune — Naložite PDF, fotografijo ali skeniran račun. Konta z AI prebere vse podatke: dobavitelja, datum, zneske in DDV.
2. Avtomatska klasifikacija — Konta prepozna, ali gre za izdan ali prejet račun, in ga samodejno uvrsti v KIR ali KPR.
3. Pravilna razporeditev po DDV poljih — Vsak račun je razvrščen po davčni stopnji in kategoriji (domači promet, EU pridobitve, izvoz).
4. Takojšen pregled — Celotno KIR in KPR evidenco vidite v pregledni tabeli. Filtrirate lahko po stranki, obdobju ali statusu.
5. Izvoz za FURS — KIR in KPR izvozite v Excel ali PDF obliki, pripravljeni za davčni nadzor.

Konta zagotavlja, da so vaše evidence vedno popolne, kronološke in skladne z zahtevami FURS — brez ročnega vnašanja in brez tveganja za napake.