Knjiga izdanih računov (KIR) in knjiga prejetih računov (KPR) sta temeljni evidenci, ki ju morajo voditi vsi davčni zavezanci, identificirani za DDV v Sloveniji. FURS ju imenuje evidenca obračunanega DDV in evidenca odbitka DDV. Od 1. julija 2025 ju je treba oddajati prek eDavkov, hkrati pa sta osnova za DDV-O in dokazilo pri davčnem nadzoru. V tem vodiču pojasnjujemo, kaj vsebujeta in kakšne so zakonske zahteve.
Kaj sta KIR in KPR
Knjiga izdanih računov (KIR) je evidenca listin, iz katerih nastane obračunani DDV ali vrednost dobav. Vanjo se vpisujejo izdani računi, prejeta predplačila, dobropisi in samoobdavčitve. KIR je osnova za izračun DDV, ki ga zavezanec dolguje državi.
Knjiga prejetih računov (KPR) je evidenca prejetih računov, uvoznih listin in samoobdavčitev. KPR je osnova za uveljavljanje pravice do odbitka DDV, torej davka, ki ga zavezanec lahko odbije od obveznosti.
Skupaj KIR in KPR dasta razliko med obračunanim in odbitnim DDV, torej obveznost ali presežek za davčno obdobje.
Katere podatke vsebujeta KIR in KPR
Obvezni podatki v KIR
- Zaporedna številka in davčno obdobje
- Datum knjiženja
- Številka listine: pri davčno potrjenih računih FURS številka računa
- Datum listine
- Podatki o prejemniku: ime, sedež ter davčna ali identifikacijska številka za DDV, če jo imate
- Vrednost dobav: znesek brez DDV, ločen po vrstah dobav
- Znesek DDV: obračunani DDV po stopnjah 22 %, 9,5 % in 5 %
Obvezni podatki v KPR
- Zaporedna številka in davčno obdobje
- Datum knjiženja
- Številka listine: številka računa dobavitelja
- Datum prejema in datum listine
- Podatki o dobavitelju: ime, sedež in identifikacijska oznaka za DDV
- Vrednost nabav: znesek brez DDV, ločen po vrstah nabav, posebej za nepremičnine in druga osnovna sredstva
- Znesek odbitka DDV: po stopnjah, posebej pa DDV, ki se ne odbija
Zakonske zahteve FURS
Vodenje KIR in KPR ureja Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) ter Pravilnik o izvajanju ZDDV-1. Ključne zahteve so:
- Obveznost vodenja in oddaje. Vsak davčni zavezanec, identificiran za DDV, mora voditi obe evidenci in ju oddati najpozneje do roka za DDV-O.
- Popolnost. V evidencah morajo biti vse listine obdobja, tudi oproščene dobave in dobave v druge države EU.
- Davčno obdobje. Evidenci se vodita za vsako davčno obdobje posebej. Vrstice so oštevilčene zaporedno od 1, brez lukenj.
- Skladnost z DDV-O. Če oddate DDV-O, ki se ne ujema z že oddanima evidencama, morate popravek evidenc oddati najpozneje v treh delovnih dneh.
- Hramba. Račune in evidenci je treba hraniti 10 let po koncu leta, na katerega se nanašajo, račune za nepremičnine pa 20 let.
- Elektronska oddaja. Evidenci se oddajata prek eDavkov v obliki XML, JSON ali CSV.
Kako pravilno voditi KIR in KPR evidence
Vpis takoj po prejemu ali izdaji
Račune vpisujte v evidence takoj, ko jih prejmete ali izdate. Kopičenje računov do konca meseca povečuje tveganje za napake in zamude.
Preverjajte podatke dobaviteljev
Pred vpisom v KPR preverite identifikacijsko številko dobavitelja: za EU v sistemu VIES, za slovenske zavezance pri FURS. Za odbitek DDV morate imeti pravilen račun, zato lahko napačen podatek ogrozi odbitek.
Ločite po DDV stopnjah
Zneske vedno ločite po davčnih stopnjah. Mešanje stopenj je pogosta napaka, ki vodi do napačnega DDV-O.
Preverite predizpolnjen DDV-O
Če evidenci oddate vsaj tri delovne dni pred rokom, FURS iz njiju sestavi predizpolnjen DDV-O. Preverite ga, saj se ob poteku roka šteje za vaš obračun, če sami ne oddate drugega.